Hoe we met persoonsgegevens omgaan

Wie is verantwoordelijk?

Alexander Claes, België, beheert het platform trouw-fotos.be en bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens op het platform verwerkt worden. Voor privacyvragen kan je mailen naar alexander.claes10@gmail.com of het contactformulier gebruiken via trouw-fotos.be/contact.

Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, gehashte wachtwoordgegevens, rol, sessiegegevens, e-mailverificatie en goedkeuringsstatus.
• Websitegegevens: subdomein, gekozen ontwerp, publicatiestatus, ingestelde domeinen en ingevulde teksten.
• Foto's en uploadmetadata: geüploade beelden, bestandsnaam, bestandsgrootte, type, breedte, hoogte en volgorde. Foto's waarop personen herkenbaar zijn, kunnen persoonsgegevens bevatten.
• Contactformulier: naam, e-mailadres, berichtinhoud en technische context van het formulier.
• Technische gegevens: IP-adres, requestinformatie, beveiligingslogs en noodzakelijke cookies.
• Analyticsgegevens: alleen op de publieke marketingpagina en alleen nadat je daarvoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

Waarom verwerken we die gegevens?

• Om accounts aan te maken, e-mailadressen te verifiëren, accounts door een beheerder te laten goedkeuren, sessies te beveiligen en gebruikers toegang te geven tot hun websites.
• Om trouwwebsites te maken, te bewerken, te publiceren en te tonen aan bezoekers.
• Om foto's veilig op te slaan en via gecontroleerde links te tonen.
• Om e-mailverificatie, accountgoedkeuring, wachtwoordherstel en contactberichten af te handelen.
• Om misbruik, spam, fouten en beveiligingsincidenten te detecteren en te onderzoeken.

Verantwoordelijkheid voor geüploade inhoud

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor de inhoud die zij uploaden en publiceren via hun trouwwebsite, inclusief foto's en persoonsgegevens van derden. Gebruikers moeten ervoor zorgen dat zij over de nodige rechten, toestemmingen of andere geldige grondslagen beschikken om zulke inhoud te uploaden en te publiceren.

Accountgoedkeuring

Nieuwe gebruikers kunnen een account aanvragen, maar het account wordt pas bruikbaar nadat een beheerder het heeft goedgekeurd. We verwerken de goedkeuringsstatus, het tijdstip van goedkeuring en waar nodig welke beheerder de goedkeuring uitvoerde om toegang tot het platform te beheren en misbruik te beperken. Na goedkeuring sturen we een e-mail om te laten weten dat het account gebruikt kan worden. Voor zover wettelijk toegestaan kunnen we een accountaanvraag naar eigen beoordeling weigeren, beperken of later uitschakelen zonder verplicht te zijn daarvoor een reden mee te delen.

Rechtsgronden

• Accountbeheer, e-mailverificatie, accountgoedkeuring, wachtwoordherstel, websitebeheer, publicatie en beveiligde toegang: uitvoering van de gevraagde dienst en gerechtvaardigd belang om het gratis platform beheersbaar en veilig te houden.
• Foto-opslag, beeldverwerking en gecontroleerde publicatie van trouwwebsites: uitvoering van de gevraagde dienst.
• Beveiligingslogs, misbruikpreventie, foutopsporing, platformbeheer en kostenbeheersing: gerechtvaardigd belang om het gratis platform veilig en werkbaar te houden.
• Google Analytics op de publieke marketingpagina: uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner.
• Afhandeling van wettelijke verzoeken, privacyverzoeken of noodzakelijke bewaring: wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de situatie.

Met wie delen we gegevens?

We gebruiken dienstverleners die nodig zijn om het platform te laten werken:

• DigitalOcean voor hosting, database-infrastructuur en opslag van foto's.
• Resend voor transactionele e-mails, zoals verificatie, accountgoedkeuring, wachtwoordherstel en contactformulieren.
• DNS- en domeinproviders voor domeinconfiguratie en certificaten.
• Google Analytics voor optionele analytics op de publieke marketingpagina, alleen nadat je daarvoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

We verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor externe advertenties.

Doorgiften buiten de EU/EER

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld voor e-mailafhandeling, analytics, ondersteuning of infrastructuurbeheer. Wanneer dat gebeurt, vertrouwen we waar nodig op passende waarborgen zoals adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of vergelijkbare contractuele en technische maatregelen.

Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of wijziging. Geen enkele internetdienst kan echter volledige veiligheid garanderen.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens, inclusief goedkeuringsstatus, bewaren we zolang het account actief is of zolang dat nodig is voor ondersteuning, audit, misbruikpreventie of veiligheid.
• Websitegegevens en foto's bewaren we zolang de website actief is, tot de gebruiker verwijdering vraagt, of tot beperking, archivering of verwijdering nodig is volgens de gratis-servicevoorwaarden.
• Omdat trouw-fotos.be een gratis dienst is, behouden we ons het recht voor om inactieve websites, foto's of accounts te archiveren, te beperken of te verwijderen wanneer deze gedurende langere tijd niet meer gebruikt worden.
• Sessies voor ingelogde gebruikers bewaren we maximaal 30 dagen, of korter bij uitloggen of verwijdering.
• Toegangscookies voor afgeschermde publieke trouwsites bewaren we maximaal 30 dagen in de browser van de bezoeker.
• Wachtwoordresetlinks zijn standaard 30 minuten geldig.
• E-mailverificatielinks zijn standaard 24 uur geldig.
• De keuze voor analytische cookies bewaren we maximaal 6 maanden in de browseropslag.
• Contactberichten bewaren we zolang nodig om de vraag te beantwoorden en op te volgen, en daarna alleen zolang dat redelijk nodig is voor misbruikpreventie, bewijs of operationele opvolging.
• Technische logs bewaren we beperkt en alleen zolang nodig voor beveiliging, foutopsporing, misbruikonderzoek en operationeel beheer.
• Backups volgen hun technische rotatie en worden alleen gebruikt voor herstel, beveiliging of wettelijke noodzaak; verwijdering uit backups gebeurt daarom niet onmiddellijk.

Cookies

Het platform gebruikt noodzakelijke cookies voor login, sessiebeheer, voorkeuren en toegang tot afgeschermde publieke trouwwebsites. Voor niet-noodzakelijke analytics- of marketingcookies is voorafgaande toestemming nodig. Op dit moment is het uitgangspunt om geen advertentie- of marketingcookies te gebruiken.

Rechten van gebruikers

Gebruikers kunnen vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Wanneer verwerking op toestemming gebaseerd is, kan toestemming worden ingetrokken. Gebruik hiervoor alexander.claes10@gmail.com of het contactformulier. We proberen privacyverzoeken zo snel mogelijk te behandelen en uiterlijk binnen een maand te antwoorden, tenzij een verzoek complex is of er veel verzoeken tegelijk lopen.

Takedownverzoeken voor foto's

Sta je op een foto of ben je ouder of voogd van iemand die op een foto staat, dan kan je via alexander.claes10@gmail.com of het contactformulier vragen om een foto, tekst of volledige trouwwebsite te laten controleren of offline te halen. Vermeld zoveel mogelijk context, zoals de link naar de website, welke foto het betreft en waarom verwijdering nodig is. We beoordelen het verzoek en nemen indien nodig passende maatregelen, waaronder het offline halen of verwijderen van de betrokken inhoud.

Klachten

Als je vindt dat persoonsgegevens niet correct verwerkt worden, kan je contact opnemen via alexander.claes10@gmail.com of het contactformulier. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel: gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer het platform, de gebruikte diensten of wettelijke vereisten veranderen. De datum bovenaan toont wanneer deze tekst voor het laatst werd bijgewerkt.